正しいビジネスメールの書き方・送り方をご紹介

ビジネスメールは、社内外のコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。正しく書き、適切に送ることで、相手に良い印象を与え、スムーズなやり取りが可能になります。

本記事では、正しいビジネスメールの書き方と送り方について、基本ルールやマナーを詳しく解説します。

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールは、一定のフォーマットに沿って書くことで、伝わりやすく、相手にも好印象を与えます。

形式が決まっていることで、誰が読んでも理解しやすくなり、不要な誤解を防ぐことができます。また、必要な情報を過不足なく伝えるためにも、基本構成を押さえておくことが重要です。

一般的なビジネスメールの構成は、以下の通りです。

• 件名
  →簡潔かつ具体的に
• 宛名
  →社内なら「〇〇様」、社外なら「株式会社〇〇 〇〇様」
• 挨拶
  →「お世話になっております。」など
• 本文
  →用件を明確に伝える
• 結び
  →「何卒よろしくお願いいたします。」など
• 署名
  →氏名、会社名、連絡先を記載

この基本構成を守ることで、ビジネスメールの質が向上し、スムーズなやり取りが可能になります。

件名の書き方

件名は、メールを開封してもらうために重要です。簡潔でわかりやすく、用件が伝わるように書きましょう。

忙しいビジネスパーソンは、メールの件名を見て開封するか判断することが多いです。内容が分かりづらいと、後回しにされたり、見落とされたりする可能性があります。

良い件名の例

• 【打ち合わせ日程のご相談】〇〇株式会社 〇〇様
• 【資料送付】〇〇プロジェクトに関して

悪い件名の例

• 「こんにちは」
• 「お願い」

件名には、具体的な内容を含めることで、受信者がすぐに内容を理解できるようにしましょう。

本文の書き方

本文は、簡潔かつ明確に伝えることが重要です。不要な情報を削ぎ落とし、相手がすぐに理解できる文章を心がけましょう。

長すぎるメールや曖昧な表現は、相手に負担をかけ、誤解を招く可能性があります。また、敬語の使い方にも注意が必要です。

良い例

• 「〇〇について、お打ち合わせの時間をいただけますでしょうか。」
  → 端的で分かりやすい

悪い例

• 「お忙しいところ恐縮ですが、もしよろしければ〇〇について少しお時間をいただければと思っております。」
  → 回りくどく、何を伝えたいのか分かりにくい

ビジネスメールの本文は、簡潔で明確に書くことが重要です。

送信前のチェックポイント

メールを送る前に、誤字脱字や内容の誤りがないかチェックすることが大切です。

基本的には一度送信してしまうと修正ができません。誤った情報を送ってしまうと、信頼を損ねる可能性があります。

チェックすべきポイント

• 宛先が正しいか
• 件名が適切か
• 敬語の使い方に問題はないか
• 添付ファイルの有無を確認したか

送信前に見直しを徹底し、ミスを防ぎましょう。

メールの送り方とマナー

メールを送る際は、タイミングや送り方に注意し、相手に失礼のないようにしましょう。

深夜や早朝にメールを送ると、相手に迷惑をかける可能性があります。また、一方的なメールではなく、相手が返信しやすいように工夫することが大切です。

良い送り方

• 営業時間内に送信する
• 緊急の場合は、件名に【至急】を入れる
• CC・BCCを適切に使う

悪い送り方

• CCに関係のない人を入れる
• 件名なしで送る
• 返信を強制する表現を使う

３つの宛先を覚えよう！

宛先は3種類あります。それぞれに役割の違いがあるのでしっかりと覚えておきましょう。

• To
  →そのメールに対応して欲しい人
• Cc
  →対応を求めないものの、状況を把握しておいて欲しい人や情報を共有したい人
• BCc
  →ToやCcの宛先を入れた人に送ったことを知られたくない場合に使います。

特にToやCcに入れた人からは、BCcの人のメールアドレスは見えません。BCcで受け取った人がToやCcの人に返信してしまうというミスが起こりうる危険性があるので、基本的にはBCcは使わないようにしましょう。

メールを送る際は、タイミングや表現に注意し、相手に配慮することが大切です。

間違いやすい表記と正しい表記

あまり知られていませんが、間違った表記でメールを送ってしまうと、知っている人からしたら悪い印象を受けてしまう可能性があります。メールでも好印象を与えるためにも正しい表記を知っておきましょう。

• よろしくお願い致します。
  →よろしくお願いいたします。
• 御社
  →貴社
• 拝見させていただきました。
  →拝見しました。
• 了解しました。
  →かしこまりました。

まとめ

ビジネスメールは、正しいフォーマットとマナーを守ることで、相手に良い印象を与え、スムーズなやり取りが可能になります。

重要なポイント

• 件名は簡潔かつ具体的に
• 本文は簡潔で明確に書く
• 送信前のチェックを忘れない
• 適切なタイミングで送る

ビジネスメールのマナーは仕事以外でも必要とされることがあります。例えば、学校の先生や大学の教授に送る際にも失礼のないようにしっかりと確認し送信するようにしましょう。

ビジネスメールを適切に活用し、円滑なコミュニケーションを実現しましょう！